Wprowadzenie
Interakcje z urzędami to nie tylko kwestia wygody, ale realny koszt ekonomiczny. Autorzy wprowadzają pojęcie podatku od czasu, traktując godziny poświęcane na biurokrację jako zasób, który państwo pobiera od społeczeństwa.
W artykule dowiesz się, jak przejść od subiektywnych odczuć do rygorystycznego pomiaru obciążeń. Poznasz narzędzia analityczne oraz metody ograniczania tzw. administrative burtę, aby administracja przestała finansować swoją niewydolność czasem obywateli.
Pomiar czasu jako przejście od subiektywnych odczuć do rygorystycznego rachunku
Rzetelny pomiar wymaga wyjścia poza samo wypełnianie dokumentów. Samo liczenie minut w formularzach jest niewystarczające, gdyż pomija czas poszukiwania informacji, naukę procedur oraz okresy niepewności przed decyzją.
Należy analizować cały proces: od momentu rozpoznania uprawnień, przez gromadzenie danych, aż po ewentualne odwołania. Przykładem jest sytuacja, w której skrócenie formularza o połowę zostaje zniwelowane przez konieczność logowania do dodatkowego systemu.
Kluczowe jest rozróżnienie między czasem interfejsu a czasem procesu. Dopiero takie podejście pozwala oddzielić uzasadnione tarcie administracyjne od zbędnej biurokracji.
Standard Cost Model jako narzędzie pomiaru kosztów administracyjnych
Profesjonalne wycenianie obciążeń umożliwia Standard Cost Model (SCM). Metoda ta identyfikuje obowiązki informacyjne, rozbija je na konkretne czynności i przypisuje im parametry: czas, cenę pracy oraz częstotliwość występowania.
W przypadku firm SCM pozwala przeliczyć godziny na konkretne kwoty. Jednak dla obywateli prosta monetaryzacja jest myląca, gdyż sugerowałaby, że czas osoby zamożnej jest cenniejszy niż czas emeryta.
Aby uniknąć tego błędu, należy stosować miary wielowymiarowe: raportować same godziny, badać udział kosztu w czasie dyspozycyjnym oraz analizować redundancję danych już posiadanych przez państwo.
Wielowymiarowa miara obciążeń zamiast prostej monetaryzacji
Realne obciążenia mierzy się wskaźnikami takimi jak non-take-up (rezygnacja z praw przez zbyt trudne procedury) oraz rew ork ratę (odsetek spraw wymagających poprawek). Istotny jest też koszt psychologiczny, mierzony poprzez sludge audi ts.
Niematerialne koszty, jak stres czy frustracja, można badać za pomocą analizy logów systemowych i testów z udziałem grup podatnych na wykluczenie. Pozwala to wykryć regresywność systemu, gdzie najsłabsi płacą najwyższy podatek od czasu.
W polskim systemie rozwiązaniem byłoby wprowadzenie Time Tax Impact Assessment. Taki moduł oceny wpływu wymusiłby na projektantach prawa ujawnienie realnego kosztu czasowego każdej nowej regulacji.
Podsumowanie
Państwo precyzyjnie budżetuje każdą złotówkę, lecz traktuje czas obywateli jako zasób bez nadzoru. Każda zbędna godzina w urzędzie jest de facto formą nielegalnego opodatkowania naszego życia.
Konieczne jest przejście do modelu, w którym administracja jest rozliczana z liczby zwróconych społeczeństwu godzin. To jedyna droga, by przestać finansować organizacyjną słabość państwa walutą, której nie da się odzyskać.
Często zadawane pytania
W jaki sposób można rzetelnie zmierzyć czas, który obywatele poświęcają na sprawy urzędowe?
Rzetelny pomiar wymaga analizy całego procesu korzystania z prawa lub wykonywania obowiązku, a nie tylko czasu wypełniania formularza. Należy uwzględnić koszty uczenia się, zgodności i psychologiczne, obejmujące m.in. poszukiwanie informacji, gromadzenie danych oraz czas oczekiwania na odpowiedź.
W jaki sposób można profesjonalnie mierzyć i wyceniać obciążenia administracyjne nakładane na przedsiębiorców i obywateli?
Profesjonalnym narzędziem pomiaru obciążeń administracyjnych jest Standard Cost Model (SCM), który polega na identyfikacji obowiązków informacyjnych i przypisaniu im parametrów kosztowych, takich jak czas, cena pracy oraz częstotliwość operacji. Do wyceny można dodać wydatki na oprogramowanie, opłaty i usługi zewnętrzne, rozróżniając przy tym koszt konkretnej czynności od kosztu utrzymania zdolności do jej wykonywania.
Jak mierzyć koszt czasu obywateli i przedsiębiorców, aby nie sprowadzać go jedynie do utraconego wynagrodzenia?
Należy stosować kilka równoległych miar: dla przedsiębiorstw pełny koszt pracy, a dla obywateli wartość referencyjną czasu oraz raportowanie samych godzin bez ich monetaryzacji. Warto również badać udział kosztu proceduralnego w czasie dyspozycyjnym, częstotliwość i redundancję obowiązków, liczbę punktów kontaktu oraz rozróżniać bierny czas proceduralny od czasu blokady decyzji.
Jakie wskaźniki poza czasem wypełniania formularzy pozwalają zmierzyć realne obciążenia administracyjne?
Realne obciążenia administracyjne można mierzyć za pomocą wskaźnika rework rate, który określa odsetek spraw wymagających ponownego wykonania czynności z powodu błędów lub korekt. Dodatkowo analizie poddaje się non-take-up (różnicę między uprawnionymi a korzystającymi ze świadczenia), procedural denials oraz churn, czyli wypadanie i ponowne wchodzenie do systemu.
Jak zmierzyć niematerialne koszty administracyjne, takie jak frustracja czy stres obywatela?
Niematerialne koszty mierzy się poprzez systematyczne audyty (tzw. sludge audits), standaryzowane badania doświadczenia użytkownika oraz analizę logów systemowych w administracji cyfrowej. Wykorzystuje się także badania jakościowe i obserwacyjne z udziałem różnych grup obywateli, a także metodę administracyjnego tajemniczego klienta.
Jakie konkretne narzędzia mogą służyć do kontrolowania obciążeń administracyjnych i jak można je wdrożyć w polskim systemie prawnym?
Do kontroli obciążeń mogą służyć reguły one-in, one-out lub one-in, two-out oraz narzędzia takie jak Standard Cost Model i Regulatory Burden Calculator. W polskim systemie można je wdrożyć poprzez upowszechnianie zasady równoważenia obowiązków administracyjnych oraz wprowadzenie Time Tax Impact Assessment jako obowiązkowego modułu oceny skutków regulacji (OSR).
Dlaczego samo liczenie minut w formularzach jest niewystarczające do oceny obciążeń administracyjnych?
Samo liczenie minut nie uwzględnia regresywnego charakteru obowiązków, które obciążają mniejsze firmy i osoby podatne administracyjnie znacznie bardziej niż duże podmioty. Pomiar ten pomija również koszty stałe wdrożenia systemów oraz koszt adaptacyjny wynikający z częstych zmian przepisów, które wymuszają ponowne uczenie się i aktualizację procesów.
W jaki sposób państwo powinno systemowo zarządzać czasem obywateli, aby nie stał się on ukrytym kosztem funkcjonowania administracji?
Państwo powinno prowadzić systemowy rachunek czasu pobieranego od społeczeństwa, analogicznie do budżetu finansowego, oraz regularnie przeprowadzać audyty zużycia tego zasobu. Zarządzanie to musi opierać się na eliminacji czynności bez wartości społecznej i dążeniu do najniższego koniecznego obciążenia obywatela przy jednoczesnym zachowaniu standardów praworządności i bezpieczeństwa.
